失敗しない為の社会人会社員としてのメールマナー心得三箇条

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メールマナー

昔と違って、メールが最も身近で使い勝手の良いツールになった昨今、どのようなことでもあまり気にせずメールを送ってしまうことは少なくないでしょう。
それがプライベートでも、そうじゃないことでも。

メールはあまりにも日常に溶け込んでいるため、時に思慮に欠けるメールでも無造作に送ってしまうことがあります。
しかし、プライベートなら許されることでも、社会人・会社員をして許されないことも少なくありません。
そしてその見極めが出来なくなっている人は意外に多いものです。

ここでは失敗しないための社会人・会社員をしてのメールマナーを、心得三箇条としてまとめました。

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セクハラにならないように注意する

同僚であれ上司であれ、男性社員が女性社員を食事あるいはお茶やお酒に誘う際、メールを使うことは少なくないかもしれませんね。
快くとまではいかなくても承諾が得られればそれでいいでしょうが、難色を示された際に、度々誘う行為には問題があります。

万が一、誘われた方の女性社員が、その誘いを不快だと感じた場合、上司や同僚、あるいは人事などに報告しないとも限りません。
そうなった場合、届いたメールの文面を証拠として見せる可能性は高いでしょう。

そのメール内容が、仮に目に余るほど酷いものなら、セクハラと推認され、誘った男性社員に何らかの注意が下る可能性は捨てきれませんし、うわさが社内に広まることも考えられます。

こうなってしまうと、仕事にも悪影響が出る可能性は否めません。
仮にその場ではいったん収束したかのように見えても、数年後、この件が蒸し返されないとも限りません。

誘う理由はまちまちでしょうが、それが例えば仕事の話しや相談であっても、下心があったとしても、メールではなく直接声をかけた方がずっと無難であることは間違いなさそうです。

社内のPC、あるいは会社から貸与されたPCだけでなく、自分のPCやスマホからでも、女性社員を誘うといったメールを送る時は、十分に気を使うべきでしょう。
仮に相手から返信がなかったからといって何度もそういったメールを送りつけるのはご法度。
万一、誘った相手が応じてくれたとしても、それを繰り返すのも避けた方が無難です。

なにしろ、メールは形が残ります。
仮に男女関係に発展したとしても、いつか破綻したときにそのメールが相手の切り札となり命取りにならないとも限りません。
たった1通のメールがサラリーマン人生を破滅させるほどのパワーを秘めていることを忘れずに。

なお、女性社員を食事などに誘うことは一例であり、まっとうな仕事の連絡にメールを使う時でも、相手が少しでも不快に感じる表現を使ってはいけません。
仕事のメールとはいえ、知らない仲でもないのだから、多少は逸脱してもいいだろうなんてことはありませんから、そこは勘違いしないようにしましょう。
何がセクハラ呼ばわりされるか分からない昨今です。

ちなみに、セクハラは、なにも男性から女性への行為だけが対象というわけではなく、女性から男性への同様の行為も対象になる点も踏まえておきましょう。

上司・会社の批判をしない

会社勤めをしていれば、いつもいいことばかりじゃなくて、同僚や上司、ひいては部署や会社に対してまで不満を覚えることは少なくないでしょう。
これはサラリーマンをしていれば万人が経験するいわば普通のことです。

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しかし、それらをわざわざメールに書いて、同僚や他の社員に送りつけたりしてはいけません。
そんなことは言われなくたって分かるでしょうが、受け取った社員が上司などに見せない保証はないからです。
というより見せる可能性の方が高いでしょう。

そういったメールは、得てして批判的で、内容的には非難が中心になりがちです。
文体が攻撃的なら、より過激な内容になるでしょうし、文体が冷静なら、より具体的な批判が展開され非難の度合いも高まるでしょう。

受取った相手が必ずそれを上司に見せるかは分かりませんが、送信した時点で、見せるか見せないかは受信者に委ねられている以上、見せても何ら不思議ないということは覚えておくべきです。

仮に送信した時点でその覚悟があってもなくてもです。
軽い気持ちで後先考えずに送信したとしてもです。

その批判的メールが上司等の目に触れた際、直接的に叱責されることもあるでしょうが、されないこともあるはずです。
しかし直接叱責されなかったとしても、そのメールを目にした上司との関係は、この先絶対に円満且つ円滑というわけにはいかなくなります。
結果、会社員としては失敗したと言わざるを得ません。

仮にそのメールの内容が、正しい指摘や筋の通った批判であったとしても、メールで誰かに送ることは絶対に避けるべきことを覚えておいてください。

厳しく叱責しない

上記とは逆に、上司(から部下へ)のメールの場合です。

一般に(一部例外を除いて)誰でもいつかは部下を持ちます。
あなたがまだ部下だった当時、仮にあなたが優秀でも優秀でなくても、何らかのミスや失敗を繰り返してきたように、あなたの部下もミスや失敗をしでかします。

上司になったあなたは(過去の自分を顧みつつも)部下が仕事でミスや失敗を繰り返すと、不愉快にもなれば不安にもなるでしょう。

しかし、ここでメールを使ってそれらのミスや失敗を、叱責したり咎めるのはやめるべきと言えましょう。
叱るなら、本人に面と向かってきちんと注意したほうが、双方にとって後腐れなくて好ましいからです。

仮に叱るべき相手が何らかの事情で遠方にいたとしても、メールではなく、電話で直接話して、叱責するなら叱責すればいい…。
少なくとも、メールに強い文体で、厳しい言葉を書き連ねるのは避けるべきです。

メールはあくまで業務連絡のみと割り切り、注意や叱責は口頭で行なうようにする方が部下との関係は円滑を保てます。
なぜなら、メールで一方的に強く叱責されれば、部下は委縮し弁明のチャンスを失います。

ミスや失敗の陰にはひょとしたらやむにやまれぬ事情が潜んでしたり、ミスの再発防止に一役買うような内容もあるかもしれません。
だから、口頭でコミュニケーションを図り、聞くべきものは聞いて、叱るべきところは叱ればいいのです。

何でもメールで済まそうとして、部下のミスや失敗を、ただただメールで叱責するのはある意味上司の怠慢とも言えましょう

更に近年、些細なことでもパワハラと捉えられかねません。
先述のセクハラを回避するのと同じように、あらぬパワハラ呼ばわりされないように、証拠として残るメールに必要以上のことを書くのは得策とは言えないのです。

まとめ

メールはとにか残ります。
あなたがいくら送信済みアイテムを削除しようが、相手が削除しない限りは、相手のメールボックスにはいつまでも残ります。
だから迂闊なことは証拠として残さないようにメールの使い方は考えるべきなんです。

近年は何でもメールで済ます傾向があり、更にあまりにも日常に溶け込んでいるために、メールマナーを考えない、わきまえない人が増えています。
しかし、社会人・会社員たるもの、知らなかった・気が回らなかったでは済まされないことも少なくないのです。
メールを送るのに必要以上に神経質になる必要はありませんが、大人として、十分な思慮をもってメールを使いこなしたいものです。

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