メールの添付忘れを防ぐ3つの確実な方法~これでもう恥をかかない

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メールの添付忘れを防ぐ3つの確実な方法

添付ファイル付きのメールを送信するときに、つい添付を忘れて文章だけで送ってしまうことってよくありますよね。

お互いがすぐに気がつけばまだいいのですが、場合によっては、添付忘れのリカバーのために大変なエネルギーのロスが生じます。

今回は、メールの添付忘れを確実に防ぐための3つの方法についてご紹介します。

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添付忘れが深刻な事態になるケース

まず初めに、「なぜ添付忘れをしてはいけないのか」、もう一度おさらいしておきましょう。

メールの添付忘れは、確かに手痛いミスです。

しかしそれでも、社内のメールであれば、相手の人もすぐ近くにいることが多いですから、自体はそこまで深刻にはなりません。

「さっきのメール、ファイルの添付忘れてたよ」と、直接言ってもらうことができるからです。

添付忘れが深刻なケース

添付忘れが深刻になるのは、おおむね次のようなケースです。

●他部署や取引先など、外部の宛先にもファイルを送信しなければならないとき。

●ファイルの提出期限が決まっていて、ギリギリに提出したはずなのに、添付を忘れてしまったとき。

●残業で夜遅い時間帯にメールで添付を忘れ、翌朝そのことに気がつく。

●そして、その翌日にたまたま有給を取っていたりすると、休日なのに電話で叩き起こされ、「添付を忘れてる」と言われる。

…等々です。

おそらくあなたも、これらのうち1つ以上は心当たりあるのではないでしょうか。

リカバーのためのロスが大きい

これらのミスの痛いところは、「リカバーのための労力がとてつもなく大きい」ということです。

特に、先ほどの「添付忘れにありがちなケース」の4つめでご紹介した、「週末に添付を忘れて、そのまま帰宅してしまう」というミスは、本当に最悪です。

添付すべきファイルを、スマホで操作できる状態になっていればまだしも、そうではなく、会社のパソコンにしかファイルがない、という場合は、そのファイルを添付するためだけに、休日なのにわざわざ会社まで行かなければなりません。

「ただ添付するのを忘れただけなのに…」と、やるせない思いになってしまいますよね。

これでは、せっかくの休日もぶち壊しです。

たかが添付忘れ、されど添付忘れです。

こうしたのミスは、くれぐれもゼロにしていきたいところですよね。

それでは次に、メールの添付忘れを防止する3つの具体的な方法について見ていきましょう。

対策1:文章を書く前に、先に添付する

添付のメールを送る際は、まず初めにファイルを添付したことを確認してから、メールの文章を書き始めるようにしましょう。

これが、最もオーソドックスな対策方法です。

メールの文章が長いと、添付のことを忘れやすくなる

「添付が先で文章が後」

この方法がなぜ有効かというと、メールの文章が長くなってしまうと、ついついメールのことで頭がいっぱいになってしまい、「添付する」という動作を忘れてしまいがちだからです。

特に、メールの文章を考えに考え抜いて書いているようなときは、それだけでエネルギーを使い切ってしまい、肝心の添付ファイルのことまで頭が回らなくなってしまうんです。

おそらくあなたも、何度か経験があるはずです。

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そのため、添付のファイルがある場合は、必ず「添付する」の作業を一番初めにしなければなりません。

文章を書くのは、2番目の作業です。

また、先に添付を済ませておけば、「もう添付は終わった」という安心感にもつながりますから、メールの文章もゆっくり落ち着いて書くことができます。

宛先は最後

さらに言えば、宛先の入力を3番目にしておくとより確実です。

宛先がなければ、メールの送信自体ができないわけですから、「添付を忘れたまま送信」というミスを飛躍的に防ぐことができます。

まとめると、添付ファイルつきのメールを送信するときの作業の順序としては…

1. 添付
2. メールの文章
3. 宛先

となります。

チャットでも有効

またこの方法は、メールに限らず、チャットツールなどでも有効です。

チャートツールの時も、添付するファイルを用意し終わったら、何も書かずにまず添付します。

そして、添付が終わったことを確認してから、おもむろにチャットの文章を書くようにしましょう。

ただしこのときは、添付と文章までのタイムラグが空きすぎてしまうと、特に年配の上司の場合は、「突然ファイルだけ送ってきて、一体何だ?」という不信感を抱かせてしまいますよね。

そういうときは、ファイルを添付し終わった後で、一言「添付します」とだけ書いて送信し、そのあとでゆっくり本題を書けばOKです。

対策2:送信が遅くなってもいいと考える

添付忘れをした時の理由の説明(言い訳?)で最も多いのは、「急いでいたから」です。

しかし、これがいけないことは、もうお分かりですよね。

冒頭でご紹介したように、添付忘れのミスをリカバーするためには、多大なエネルギーと時間を要します。

添付忘れをしたことによって、「申し訳ありません、先ほどは添付を忘れてしまいました」というような文言をわざわざ書かなければならず、宛先の入力も何もかも全て1からやり直しです。

また、他の仕事があっても、わざわざそのためだけにもう一度メールを書かなければならない、というのはかなりのロスです。

「急いでるから」は禁句

そして、「急いでメールを出さなければいけない」というのは禁句です。

たとえ送信のタイミングが、5分や10分遅れても、しっかり添付してあることのほうがよっぽど重要なんです。

「送信は遅れてもいいから、まず添付する」と、普段から考えておくようにしましょう。

対策3:デスクトップに付箋を貼っておく

また、パソコンのディスプレイに付箋やポストイットなどを貼っておく、という方法も意外に有効です。

「必ず添付が先」のような言葉を書いて、ディスプレイやキーボードに貼っておくと、メール作業のたびに、添付忘れを警戒することができます。

まとめ

いかがでしたか。

今回は、メールのファイル添付忘れを確実に防ぐための方法として、

1.
まず初めに添付をしてから、メールの文章を書き始める。そして最後に宛先を入力する。

2.
「送信は遅くなっても良い」と考え、送信の時は毎回落ち着くようにする。

3.
付箋やポストイットなどに「添付が先」と書いておく。

…などの方法を、ご紹介しました。

メールの添付忘れのミスは、それをリカバーするためのエネルギーと時間が尋常ではありません。

最悪の場合、ファイルを添付するためだけに、休日出勤をしなければならないような事態もあり得ます。

くれぐれも、気をつけるようにしましょう!

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